Otuz yıllık bir öğretmen, toptan gıda işinin sistemini kendi yazdı
Akşam WhatsApp'tan gelen siparişler elle kağıda dökülüyor, gece halde toplanıyor, sabah firma firma ayrılıyordu — her adımda eksik ve karışma riskiyle.
Sorun
İsmail Bey otuz yıl öğretmenlik yaptı. Bugün New York’ta restoranlara ve otellere toptan sebze-meyve tedarik ediyor.
İşin akışı şöyleydi: akşam sekiz-on firmadan WhatsApp’la sipariş geliyor, elle bir kağıda dökülüyor, gece hale gidilip mallar toplanıyor, sonra firma firma paletlere ayrılıp sabah dağıtılıyor. Her adım elle.
“Her biri mesaj atıyor, WhatsApp’tan gönderiyor. Biz önce listeye yazıyoruz. Gidip malları alıyoruz, sonra gelip onları tekrar ayırıyoruz. Ama bu arada listeye eksik geçebiliyoruz, kaydırabiliyoruz. A firmanınkini B’ye yansıtıyoruz.”
Bu hataların faturası somut. Bir siparişte kağıttan kağıda geçerken sekiz ürün eksik alınmış; o günkü kazancı, malı yetiştirmek için şehre bir kez daha girip çıkmanın maliyetini karşılamamış.
Ödeme takibi de kağıtta yürüyordu:
“Adam ödeme yapmış, bizimkiler ödemeyi kaydetmemişler. Hesaplar karışık. O diyor ki ‘Ben ödedim kardeşim.’ Bizimkiler de diyor ‘Bizde kayıtlı değil.’”
Ama işi başlatan sebep bu hatalar değildi. Daha yapısal bir şeydi:
“Sen direksiyonun başından indiğin an senin işin bitti. Para kazanabilirsin ama firma olamazsın.”
Başlangıç noktası
Başladığımızda sürüm takibi için hesabı bile yoktu; komut satırını “bir yere bakarak” kullanıyordu.
Süreç
Birebir, kendi bilgisayarında, kendi işi üzerinden.
- Kurulum ve teknoloji anayasası — hangi araçlarla çalışılacağı baştan yazıldı, sonradan tartışılmadı
- Erken canlıya alma — proje daha ilk haftalarda yayına alındı, "ben yokken de test edebilin" diye
- İş kuralları — fiyat ne zaman görünür, fatura ne zaman kesilir, yolda unutulan ürüne ne olur
- Toplu alış havuzu — bütün siparişlerden tek bir alış listesi üretilmesi
- Benimsetme tasarımı — müşteriler bir anda çevrimiçine geçmeyeceği için yönetici onlar adına sipariş girebiliyor
- Kalite denetimi ve çıktılar — otomatik derin inceleme, sahaya götürülecek PDF'ler
Hayali roller budandı
İlk oturumda elinde başka bir yapay zekaya yazdırdığı bir gereksinim dokümanı vardı: şoför paneli, depo personeli ekranı, muhasebeci rolü. Hiçbiri gerçek değildi — o ekipte o roller yoktu.
Birlikte budadık. Yazılım projelerini asıl şişiren şey eksik özellik değil, hiç kimsenin kullanmayacağı özelliktir.
En kritik ekran WhatsApp’tan geldi
Son oturumda yıllardır kullandıkları kağıt formun fotoğrafını gönderdi. O formun dijital ikizini ürettik: ürün × firma matrisi, çıktı alınıp elemanın eline verilebilecek halde.
Sistemin en çok işe yarayacak ekranı bir koddan değil, yıllardır kullanılan bir kağıttan çıktı.
Ne çıktı
Canlıda çalışan bir sipariş sistemi — ama sahada henüz denenmedi. Bu sayfa kurulan sistemi anlatıyor; iş sonucu iddia etmiyor. Ne kadar zaman kazandırdığını ölçmedik, çünkü ölçülecek gün henüz gelmedi.
Sistemde olanlar:
- Yönetici paneli — müşteriler, tedarikçiler, 298 kalemlik ürün kataloğu, kasa/pound/kutu gibi çoklu birim, birim başına alış-satış takibi
- Müşteri paneli — sipariş, favori listeler, herkeste ortak gelen standart liste, ön izleme ve onay, hesap ekstresi, faturalar
- Günlük toplu alış havuzu — bütün siparişler toplanıp “bugün ne alınacak” listesi çıkıyor; kısmi ve çoklu tedarikçi alışını destekliyor
- Şeffaf eksik yönetimi — yolda unutulan ürün siparişten düşüyor ve müşteri bunu görüyor
- Sahaya inen çıktılar — günlük alış listesi ve kağıt formun dijital ikizi olan teslim matrisi
Eğitimin en net kanıtı ise uygulamanın kendisi değil, oturumlar arasında kendi başına yaptıkları:
“Bu arada Excel’de ben hemen iki günde bir program yaptım yine kendime. Onu kullanıyorum şimdi. Arkadaşa da onu verdim.”
Bir keresinde eski defterleri alıp iki buçuk saatte hepsini yeniden girdi ve ödemelerle faturaları eşleştirdi — yıllardır kağıtta duran hesabı ilk kez tek bir yerde gördü.
Kolay olmadı
1. Sistem henüz sahada kullanılmadı. Sekizinci oturumda bile: “Programı deneme şansım olmadı. Birkaç kez teşebbüs ettik.” İş yükü ve kişisel sebepler pilot denemeyi üç kez erteletti. Bu sayfa bu yüzden hiçbir kazanç rakamı vermiyor.
2. Bir gün tamamen geriye gitti. Barındırma tarafında artık desteklenmeyen bir yöntem yüzünden yayınlar sessizce başarısız oldu; saatlerce yanlış sürüm test edildi. “Sabah başladığımızdan sanki daha geri gittik. Dokunmasaydık bundan iyi miydi?”
3. Tek bir tırnak işareti üç oturum yedi. Bir anahtar tırnaklarıyla birlikte yapıştırıldığı için “müşteriye şifre oluşturulamıyor” hatası haftalarca sürdü. Çözüldüğünde tek kelime: “Oldu sonunda!”
4. Site iki kez kendiliğinden durdu. Ücretsiz katman, bir haftalık hareketsizlikte projeyi duraklatıyordu. Çözüm daha pahalı pakete geçmek değil, günlük otomatik bir “sıcak tutma” işi kurmak oldu.
5. Kendi verdiğimiz talimat yanlış çıktı. “Eski satış fiyatı hiç görünmesin” isteği mantık hatasıydı. Hata yapay zekada değil, gereksinimdeydi; geri alındı.
6. Gereksinim baştan yazılamadı. Kendi ifadesiyle: “Biraz bodozlama girdik bu işe. Ondan sonra da düzeltmeye çalışıyoruz.” İş süreci konuşuldukça yeni kurallar çıktı — marka tercihleri, adaya teslimat, günlük değişen fiyatlar, yolda unutulan kasa.
Kısacası: yapay zeka kod yazma hızını uçurdu, ama iş sürecini anlamayı, platform sürprizlerini ve alışkanlık değiştirmeyi ortadan kaldırmadı.
- Sipariş, alış ve ön muhasebeyi tek yerde toplayan canlı bir web uygulaması
- 298 kalemlik ürün kataloğu, çoklu birim ve birim başına alış-satış takibi
- Günlük toplu alış havuzu: tüm siparişlerden 'bugün ne alınacak' listesi
- Yıllardır kullanılan kağıt formun dijital ikizi, çıktı alınabilir halde
“Hocam, küçücük program nerelere geldi.”
